TUGAS SEKRETARIS

Guna melaksanakan tugasnya, seorang sekretaris dapat dikatakan sebagai seorang yang mandiri.  Kemungkinan sekretais tidak mempunyai pengawas yang mengawasi pekerjaannya.

Setelah sekretaris menerima instruksi, kemudian melaksanakan instruksi tersebut secara sempurna dan tuntas dengan metode yang diterapkan sendiri.  Karena dalam pelaksanaan tugasnya, sekretaris tidak terlepas dari kemungkinan untuk bekerjasama dengan orang lain.  Maka hendaknya sekretaris berusaha mencari beberapa cara yang baik guna menumbuhkan hubungan kerja sama yang baik dengan telan sekrejanya, baik yang lebih rendah jabatannya atu sederajat bahkan yang lebih tinggi dari kedudukkannya.

Tugas ini akan terbagi atas beberapa macam yaitu :

1. Tugas Rutin

Adalah tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari atasan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan, sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya, meliputi :

-       Mengkonsep surat sederhana serta mengetik surat (korespondensi)

Mengetik surat rutin biasanya tidak memerlukan instruksi dari atasan, dan dapat dikerjaan secara otomatis sendiri, sehingga tidak merepotkan atasan.

-       Menata Arsip (Kearsipan)

Suatu kegiatan yang tidak perlu instruksi atau melapor pada atasan, karena kegiatan untuk menangani arsip ini adalah wewenang dari seorang sekretaris baik dalam penggunaan alat maupun system yang digunakan.

-       Mengurus dan Mengendalikan Surat (Penanganan Berkas)

Demikian juga halnya dalam penanganan berkas, apabila ada surat masuk atau surat keluar yang akan dikirim, sekretaris dapat bekerja tanpa menunggu perintah, disini sekretaris harus mengetahui metode dan peralatan yang digunakan dalam penanganan berkas.

-       Menerima dan melayani tamu

Dalam menerima tamu suatu ekerjan yang tidak mempunyai jadwal tetap, oleh karena itu bila ada tamu datang baik sesuai jadwal atau tidak terjadwal sekretaris harus menangani tamu tersebut tanpa memandang tamu tersebut siapa, dan tamu itu datang untuk apa, namun demikian sekretaris harus bisa memilah tamu yang diinginkan oleh atasan.

-       Menerima dan melayani telepon dan bertelepon

Seperti halnya tamu, telepon juga sesuatu yang dilakukan tanpa jadwal, telepo dapat kapan saja berbunyi, sehingga harus dilayani secepat mungkin.

-       Pengetikan laporan

Pengetikan laporan bulanan, yang telah terencana setiap bulan, dapat dilakukan tanpa harus menunggu instruksi dari atasan.

2. Tugas khusus (melaksanakan Instruksi)

Adalah tugas yang tidak setiap hari dilaksanakan oleh seorang administrasi kantor II, tetapi hanya melaksanakan apabila ada instruksi khusus dari atasan. Meliputi :

-       Mempersiapkan rapat dan penulisan notulen

-       Mempersiapkan perjalanan dinas

-       Penulisan jadwal kegiatan atasan

-       Lain-lain sesuai lingkungan kerjanya

3. Tugas kreatif

Adalah tugas atas prakarsa sendiri, yakni tanpa diminta, disuruh atau diperintah oleh atasan, tetapi bermaksud untuk memudahkan atau meringankan pekerjaan sendiri atau atasan. Meliputi :

-       Membuat perencanaan kerja

-       Mempelajari pengetahuan tentang dunia usaha

-       Pemantapan kepribadian

-       Efisiensi kerja

-       Pengembangan diri

-       Penyiapan perabot kantor, peralatan kantor, dan ATK.

Memahami cara kerja peralatan kantor.