Dalam kegiatan sehari-hari seorang sekretaris
dituntut untuk dapat membantu atasan secara maksimal, sehingga terkadang
sekretaris tidak mempunyai jam kerja yang tetap karena semua tergantung pada
pekerjaan atasan, Guna menunjang
kegiatan atasan tersebut seorang sekretaris harus mempunyai peran dan tanggung
jawab yang tepat, oleh karena itu secara global peran dan tanggung jawab
sekretaris adalah :
A.
Peran
Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan
pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam
kalimat, tetapi dalam prakteknya cukup berat karena apapun pekerjan atasn yang
berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan seorang sekretaris harus
membantunya, seperti :
a.
Bila atasan akan melalukan
hubungan bisnis melalui surat
, maka sekretaris yang menyiapakn mulai dari pengetikan sampai pada pengiriman
dan tindak lanjutnya
b.
BIla pimpinan akan mengadakan
rapat, maka semua persiapan, saat pelaksanaan rapat sampai setelah rapatpun
sekretaris yang melakukannya kelancaran rapat tersebut.
c.
Demikian juga apbila atasan
akan melakukan perjalanan ke luar daerah, maka semua persiapan sebelum
berangkat, saat berangkat sampai setelah atasan kembali sekretaris yang
memperlancar kegiatan atasan tersebut.
B. Tanggung Jawab
Dalam bekerja maka seorang sekretaris, mempunyai
tanggung jawab yang cukup besar yaitu meningkatkan dan mempertahankan citra
atasan, dalam hal ini sekretaris
dituntut untuk selalu menjaga nama baik atasan dalam hal apapun baik dalam
lingkungan perusahaan maupun di luar lingkungan perusahaan.
Mempertahankan citra atasan terkadang juga harus melakukan tindakan atau
perkataan yang berbeda dengan fakta yang ada, seperti pabila atasan dating
terlambat maka sekretaris harus dapat
berargumen bahwa atasan terlambat karena adanya pekerjaan yang di lakukan
diluar kantor. Demikian juga untuk hal
lainnya. Hal ini dilakukan agar citra
atasan tetap baik.
Guna meningkatan peran dan
tanggung jawab ini, seorang sekretaris harus mempunyai fungsi dalam kantor
seperti :
a. Meningkatkan
fungsi kantor, yaitu meningkatkan kantor sebagai tempat yang digunakan untuk
melakukan pemikiran tentang jalannya usaha, atau sebagai pusat informasi atau
sebagai pusat pelayanan masyarakat dan juga sumber data.
b. Memperlancar kegiatan ketatausahaan seperti
mengetik, kearsipan, Komputer, dan penggandaan dokumen yang dibutuhkan oleh
suatu perusahaan.
c.
Mempererat hubungan antara bawahan dengan atasan dalam hal komunikasi, karena
itu sekretaris dapat dikatakan sebagai media penghubung dan juga penghubung
antara dunia luar dan perusahaan dengan perusahaan itu sendiri.
d. Sebagai
media perekam, penyimpan, pengingat kegiatan atasan dalam bentuk penyusunan
jadwal kerja harian.
Untuk memenuhi peran dan tanggung jawab tersebut
yang sedemikian besar maka syarat yang diwajibkan untuk menduduki jabatan ini
adalah :
A.
Keterampilan dasar
- Kemampuan mengetik 10 jari
Kemampuan ini berguna untuk mengerjakan berbagai
pekerjaan kantor baik dengan mesin tik, atau computer, kemampuan minimal adalah
kecepatan 200 entakan per menit, dengan kesalahan maksimal 3 entakan.
- Penanganan Kearsipan
Kemampuan mengelola berkas sampai pada penyimpanan serta
penggunaan system dengan benar. Agar penemuan kembali dapat dilakukan dengan
cepat dan tepat. Dengan standar waktu penemuan kembali maksimal 3 menit
- Komputer
Dapat mengoperasikan perangkat komputer untuk berbagai
keperluan dan sistem yang tepat seperti Ms. Word, Ms. Excell serta
PowerPoint. Juga dapat menjalankan
internet untuk berbagai keperluan baik mengirim dan menerima berita atau
mencari data.
- Korespondensi
Suatu kemampuan membuat surat baik dalam bahasa Indonesia maupun
bahasa Inggris, dengan berbagai bentuk atau variasi yang diinginkan atasan,
baik dengan konsep atasan maupun mengkonsep sendiri.
- Menerima dikte
Kemampuan dalam menerima
instruksi atau berita, baik dengan cara ditulis tangan atau kemampuan komputer.
- Pengetahuan Bank dan kas kecil
Suatu kemampuan yang memperlancar pekerjaan dalam
hubungannya dengan keuangan atasan.
B. Keterampilan khusus
- Tata Krama Lingkungan Kerja
Mengetahui bagaimana menjalankan kaidah-kaidah atau
aturan dan sopan santun dalam bentuk perilaku di lingkungan kerja.
- Tata Krama Bertelepon
Dapat menggunakan telepon
dengan berbagai fungsi untuk melakukan tugas serta dapat menanganinya dengan
standar kepuasan pelanggan
- Komunikasi Efektif
Dapat menyampaikan pikiran dan maksud dengan jelas
secara lisan maupun tulisan, serta dapat menyampaikan pendapat atau pesan di
muka umum.
- Hubungan Antarpribadi
Suatu cara untuk menyesuaikan diri dalam pergaulan,
mempunyai cara-cara pendekatan baik kepada atasan maupun relasi.
C. Penampilan
Adalah hal penunjang untuk menjadi pegawai yang
profesional. Penampilan ini sangat
penting karena citra seseorang dapat
dilihat dari penampilannya. Penampilan
ini mencakup tata cara berpakaian, tata cara menggunakan tata rias, tata cara
menggunakan asesoris di samping juga cara berjalan, cara berdiri dan cara duduk
juga merupakan hal yang penting dalam penampilan.
terima kasih ini sangat membantu
BalasHapusterimakasih ini sangat berguna
BalasHapusKalo buat korespondensi kurang dapet saya. kurang nyambung. Korenspodensi itu sesuai perusahaannya kan?
BalasHapusMohon informasinya ya..
ke Sewa kantor Get Realty atau ke rental mobil jogja semberani
Kabar gembira untuk para Sekertaris dan Mahasiswi di Akademi Sekertaris
BalasHapusUntuk Pengarsipan Elektronik Anda Bisa menggunakan Aplikasi DigitAllDocs (baca: digital doc). DigitAllDocs adalah software pengarsipan yang sangat lengkap dilengkapi dengan 5 kategori dokumen : Surat Masuk, Surat Keluar, Dokumen Keuangan, Kartu Nama dan Dokumen Lainnya.
Berbeda dengan software pengarsipan lainnya DigitAllDocs mampu menyimpan segala jenis file digital termasuk file multimedia seperti : mp4, mp3, wav, pdf, docx, xlsx dan lain-lain
Download disini : http://bit.ly/1k0BcGq
terimakasih untuk materi yang membantu sekali.
BalasHapusTerima kasih,referensi yang bagus
BalasHapusTerima kasih. Referensi sekretaris kantor yang bagus
BalasHapusLieur euy teu ngartos abdimah.pusing masa bos ngangkat ane jdi sekertaris.gk salah gtu bos..
BalasHapusMakasih infonya
BalasHapus